KI konkret: Projektinformationen im SAP PS abrufen

In unserer Rubrik „KI konkret“ führen wir Sie Schritt für Schritt durch einen konkreten Anwendungsfall: von der Navigation über das Customizing bis hin zum Funktionstest. In diesem Beitrag geht es um das Einrichten eines Chatbots für den KI-gestützten Abruf von Projektinformationen im SAP-Projektsystem (PS) auf Basis von CDS-Views.

Gerade im Projektmanagement ist Transparenz über Termine, Budgets und Fortschritte entscheidend. SAP PS ist komplex: Wichtige Informationen zu Netzplänen, PSP-Elementen oder Rückmeldungen müssen oft in verschiedenen Transaktionen gesucht werden. Das ist zeitaufwändig für Projektleiter und Controller und verzögert Entscheidungen. Mit Künstlicher Intelligenz lassen sich Projektdaten inzwischen schnell und intuitiv ohne tieferes SAP-Know-how per Spracheingabe abrufen. Über eine moderne Chatoberfläche können Anwenderinnen und Anwender auf kurzem Wege mittels natürlicher Sprache Start- und Endtermine, Projektstrukturen oder Auswertungen abfragen. Die Ergebnisse gibt der Chatbot im Markdown-Format strukturiert als Tabelle oder Grafik aus. Das spart Zeit, reduziert den Schulungsaufwand für neue Mitarbeitende und ermöglicht bessere Entscheidungen auf Basis aktueller Daten.

Wie Projektverantwortliche unseren Chatbot ins Team holen

Damit KI in SAP sicher, flexibel und unternehmensspezifisch eingesetzt werden kann, stellt Milliarum zwei zentrale Bausteine bereit: Mit dem Milliarum AI Construction Kit and the General chatbot lassen sich in wenigen Schritten KI-gestützte Anwendungen in SAP konfigurieren. Grundlage sind Core Data Services (CDS)-Views, die Projektdaten performant bereitstellen. Unser Alleinstellungsmerkmal ist dabei die volle Flexibilität für unsere Kunden: Von OpenAI über europäische Cloudanbieter bis hin zum eigenen Rechenzentrum kann unsere Technologie entsprechend Ihrer Sicherheitsanforderungen eingesetzt werden. Das Ergebnis ist ein Chatbot, der auf die spezifischen Anforderungen im Projektmanagement zugeschnitten ist und Projektleiter und Controller entlastet, indem er alle relevanten Daten in Sekunden bereitstellt.

Mit Governance und Datenzugriff: Flexible KI-Integration in SAP

Das AI Construction Kit ist die zentrale Plattform für IT-Verantwortliche, um eigene KI-Anwendungsfälle in SAP, wie beispielsweise das Abrufen von Projektinformationen im SAP PS, zu gestalten. Es bietet eine Customizing-Umgebung, mit der sich Datenquellen, Entities und CDS-Views einbinden lassen, ohne dass tiefgreifendere Programmierkenntnisse notwendig sind. Die Plattform ist erweiterbar, sodass sich über sogenannte Dependent Data Parts auch mehrere CDS-Views oder Tabellen kombinieren lassen, um komplexe Projektauswertungen zu ermöglichen. Jeder Konfigurationsschritt wird im System protokolliert, sodass die IT-Abteilungen die volle Kontrolle über Datenquellen, Berechtigungen und Funktionen behalten. Der Allgemeine Chatbot ist die eigentliche Benutzeroberfläche und stellt den Zugangspunkt für Projektmanagement und Controlling dar. Hier können Anfragen in natürlicher Sprache gestellt werden, wie zum Beispiel „Zeige mir alle Projekte mit Endtermin im nächsten Monat“. Die Antworten werden unmittelbar aus SAP-Datenquellen generiert. Für IT-Abteilungen ist der Chatbot deshalb besonders wertvoll, weil er eine standardisierte Schnittstelle bereitstellt, die sich für verschiedene Module, wie SD, MM, PS oder PP, nutzen lässt und über Customizing präzise an unterschiedliche Szenarien angepasst werden kann. Das Zusammenspiel beider Tools sorgt dafür, dass IT-Abteilungen nicht jede einzelne Funktion hartcodieren oder in Eigenentwicklungen gießen müssen. Stattdessen konfigurieren sie einmalig die Datenquellen und Personas im Milliarum AI Construction Kit und stellen anschließend der Fachabteilung einen universell nutzbaren Chatbot bereit. Das Ergebnis ist eine sichere und flexible KI-Integration in SAP, die sowohl den Bedürfnissen der IT nach Governance und Kontrolle als auch den Ansprüchen der Fachbereiche nach schneller, intuitiver Datennutzung gerecht wird.

In 10 Schritten zum KI-Chatbot für Projektdaten im SAP PS

1. start the App Manager
Öffnen Sie im SAP-System das Milliarum AI Construction Kit mit der Transaktion /MILUM/5GCORB_AI_CUA oder /MILUM/5GCORB_AI_CUL.
Suchen Sie nach dem Eintrag Generischer KI-Chat und klicken Sie auf das Customizing-Symbol (Zahnrad).

2. create Managed Datasource
Starten Sie den Managed Datasource Manager.
Klicken Sie auf „Create Managed Datasource“ und vergeben Sie:

• ID: ZPS_DEMO
• Designation: PS Experte Demo

Speichern Sie Ihre Eingaben.

3. define managed entity
Öffnen Sie die Registerkarte Managed Entities und klicken Sie auf „Neue Einträge“.
Legen Sie eine neue Entity an, z. B.:

• ID: ZPROSYS_DATA
• Designation: Übersicht der Projektdaten
• Basis: CDS-View I_ProjectBasicData

4. Leading Data Part hinzufügen
Markieren Sie Ihre Entity und öffnen Sie den Bereich Leading Data Parts.
Klicken Sie auf „Neue Einträge“ und tragen Sie ein:

• Name: ZPS_PSDATA
• Core: /MILUM/GAGDS_DSRC_CDS_DYN
• CDS-View: I_ProjectBasicData

Save the configuration.

5. select attributes
Öffnen Sie Attributzuordnung und wählen Sie die Felder, die im Chatbot angezeigt werden sollen, z. B.:

• PROJECT (Projekt)
• PROJECTDESCRIPTION (Beschreibung)
• PLANNEDSTARTDATE (Geplanter Start)
• PLANNEDENDDATE (Geplantes Ende)
• PLANT (Werk)
• PROJECTPROFILECODE (Projektprofilcode)

Generieren Sie anschließend die Attribute und speichern Sie.

6. create a persona
Wählen Sie im Menü Persona erstellen.
Definieren Sie:

• Persona ID: PS_DEMO
• Designation: PS Experte Projektdaten
• LLM: GPT-4o über den OpenAI-Connector

Hinterlegen Sie im Systemprompt, dass der Chatbot als SAP-PS-Experte auf Projektdaten spezialisiert ist.

7. configure function
Öffnen Sie den Reiter Funktionen und klicken Sie auf „Neue Einträge“.
Geben Sie ein:

• Functional class: /MILUM/5GAICB_F_AI_FUNC_MDSRC
• Function ID: ZPS_DEMO-ZPROSYS_DATA-R
• Description: Übersicht aller Projektdaten

Speichern Sie Ihre Eingaben.

8. assign persona
Öffnen Sie das Anwendungs-Customizing, navigieren Sie zu den Personas und klicken Sie auf „Neue Einträge“.
Wählen Sie Ihre Persona PS_DEMO aus und ordnen Sie diese dem Chatbot zu.

9. perform test
Öffnen Sie den Chat, wählen Sie die Persona PS Experte Projektdaten und geben Sie ein:
„Zeige mir alle Projektdaten“
Check whether the table is displayed correctly with the selected attributes.

10. Feinschliff mit Varianten & Dependent Data Parts (optional)
Öffnen Sie für Variants Ihre Entity, ändern Sie die Spaltenreihenfolge, legen Sie Sortierungen fest oder passen Sie Feldnamen an. Ergänzen Sie für Dependent Data Parts zusätzliche CDS-Views (z. B. für Projekttyp-Bezeichnungen oder Netzplanvorgänge), um die Ausgabe weiter anzureichern.

Die vollständige Dokumentation mit allen Screenshots und Beispielen finden Sie here.