Progress Tracking vom Engineering bis zur Baustelle
Kundenprojekt: Loesche GmbH
Von der Herstellung bis zur Baustelle durchlaufen maschinentechnische Anlagen wie Rohstoffwälzmühlen oder Zementwerke viele Stationen. Bestellprozesse im Anlagenbau sind daher häufig sehr komplex und fordern die Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen. Wenn die Verzahnung zwischen Produktion, Einkauf, Vertrieb und Projektplanung nicht reibungslos läuft, können fehlerhafte Lieferungen die Folge sein, die termingebundene Bauprojekte unter Umständen gravierend verzögern. Dem lässt sich mit einer einheitlichen, abteilungsübergreifenden Abwicklung aller Prozesse in SAP entgegenwirken.
Intelligente Add-Ons erweitern die Projektmanagementfunktionen um wichtige Komponenten und erleichtern das Arbeiten mit einer anschaulichen Web-Oberfläche. Seit gut einem Jahr ergänzt auch die Loesche GmbH die Nutzung von SAP über alle Fachbereiche hinweg durch zwei zusätzliche Tools aus dem Hause Milliarum für ein übersichtliches Progress Tracking des Bestellvorgangs und eine vereinfachte Projektdisposition.
Die Loesche GmbH ist ein innovatives, international ausgerichtetes Familienunternehmen des Maschinen- und Anlagenbaus. Die bereits 1928 patentierte Wälzmühlentechnologie wurde ständig weiterentwickelt und ist mittlerweile zu einem Synonym für das Unternehmen geworden. Kreativität, Dynamik und Innovationsbereitschaft haben die Loesche GmbH weltweit zu einem der führenden Anbieter bester Mühlentechnologie gemacht. Als unabhängiges Familienunternehmen mit Hauptsitz in Düsseldorf sind wir weltweit mit mehr als 850 Mitarbeitern, Tochtergesellschaften in den USA, Brasilien, Spanien, Deutschland, Großbritannien, Südafrika, Indien, Vereinigten Arabischen Emiraten, Russland und China sowie Vertretungen in mehr als 20 Ländern präsent. In den letzten Jahren konnte das Unternehmen seine Marktposition stetig ausbauen, das sich nicht nur auf steigende Umsatz- und Mitarbeiterzahlen auswirkt, sondern auch mit einer Reihe neuer Großprojekte einhergeht, die es fachgerecht zu koordinieren gilt.
Komplexe Projekte erfordern integrative Gesamtlösung
Während kleinere Projekte noch vor wenigen Jahren problemlos mit eigenen IT-Lösungen abgewickelt werden konnten, ergab sich aus dem kontinuierlichen Wachstum der Firma Loesche die Notwendigkeit, nach einer neuen integrativen Gesamtlösung zu suchen, die parallel laufende Großprojekte systemtechnisch begleitet. Zuvor wurden wichtige Projektinformationen nur zum Teil über SAP verwaltet, andere wichtige Projektinformationen wurden in lokalen Ordnerstrukturen oder dem CAD-Verwaltungssystem abgelegt. Was fehlte war der Überblick über das Gesamtprojekt. „Wir waren an einem Punkt angekommen, wo wir festgestellt haben, dass wir durch die zunehmende Komplexität der Prozesse mit den Insellösungen in den einzelnen Abteilungen nicht mehr weiterkommen, sondern dass wir eine Lösung brauchen, die die vor- und nachgelagerten Prozesse rund um eine Bestellung integrativ zusammenfasst“, erklärt Annegret Dobelmann, Funktionsbereichsleiterin für Service und Controlling in der Abteilung Procurement. Dass die gesuchte Lösung im Einklang mit dem SAP-Standard funktionieren sollte, war entscheidend für die Suche nach einem geeigneten Anbieter – schließlich sollte vermieden werden, dass selbstprogrammierte Individuallösungen das Unternehmen von zukünftigen SAP-Fortentwicklungen abspalten.
Ein passender Beratungs- und Entwicklungspartner war schnell gefunden: Auf einer Fachkonferenz kam Funktionsbereichsleiter Ulrich Fiebig, der im Unternehmen für den Bereich der Softwareorganisation zuständig ist, mit Dirk Ott in Kontakt. Er ist Geschäftsführer der Milliarum GmbH, die sich auf Lösungen im SAP-Umfeld für die Optimierung von Geschäftsprozessen zur Durchführung von Projekten spezialisiert hat. „Was wir an Milliarum als Beratungs- und Entwicklungspartner besonders schätzen, ist, dass die Belegschaft sich im Anlagenbau auskennt und somit unsere Sprache spricht, uns aber gleichzeitig stets gedanklich zwei oder drei Schritte voraus ist“, erklärt Ulrich Fiebig die schnelle Entscheidung für den SAP-Dienstleister.
Agile Softwareentwicklung sichert Mitarbeiter-Akzeptanz
Gemeinsam wurde im ersten Quartal 2011 zunächst damit begonnen, die Ist-Situation im Unternehmen zu analysieren und in verschiedenen Workshops herauszuarbeiten, wie die verschiedenen Beschaffungsprozesse konkret ablaufen, wie sie aus der Perspektive verschiedener Abteilungen wie Einkauf oder Konstruktion wahrgenommen werden und welche Schwierigkeiten dabei auftreten. Kurz darauf wurde die zweite Projektphase eingeleitet, in der die Workshops bereits mit einem SAP-Prototypen sowie zweier standardisierter SAP-Add-ons für das Progress Tracking und die Projektdisposition begleitet wurden. Die Prozesse konnten so direkt im Prototypen durchgeführt und geprüft werden und auf dieser Basis weiter verfeinert werden.
Milliarum SAP-Add-on: Projektdisposition
Die letztliche Implementierung der neuen Lösung und der SAP-Add-ons wurde kontinuierlich durch eine intensive Schulungsphase begleitet, wobei die einzelnen Schulungen stets zeitlich sehr nah an der aktiven Nutzung der neuen SAP-Lösung in den einzelnen Abteilungen durchgeführt wurden. So konnten die User aus den verschiedenen Abteilungen die vermittelten Inhalte sogleich am System umsetzen und wiederum wichtiges Feedback zur abschließenden Feinjustierung geben. Dank dieser agilen Softwareentwicklung konnte eine hohe Akzeptanz der neuen Lösung bei den Anwendern im Betrieb erreicht werden, obgleich mit der Umstellung einige gravierende Änderungen verbunden waren. „Schließlich handelte es sich bei der Umstellung unserer Logistik nicht um ein reines IT-Projekt, sondern auch um einen Change-Prozess, bei dem es darum ging, auch die Strukturen hinter unseren Bestellprozessen zu optimieren“, erläutert Ulrich Fiebig.
Nachdem zunächst etwa ein halbes Jahr lang bereits laufende Projekte noch auf altem Wege abgewickelt, neu hinzukommende aber bereits über die neu entwickelte Lösung verwaltet wurden, nutzen am Düsseldorfer Standort inzwischen knapp 125 Anwender aus Unternehmensbereichen wie Einkauf, Versand, Konstruktion und Project Execution das System. Die Anwender greifen über das Intranet mit einer benutzerfreundlichen Weboberfläche auf das Milliarum Cockpit zu und erkennen dort dank des intelligenten Progress Trackings auf einen Blick, wie der Gesamtbestellstatus für einzelne Projekte sich darstellt. Mit wenigen Klicks lässt sich beispielsweise herausfiltern, welche Teilbestellungen im Verzug sind, und noch nicht getätigte Bestellungen können aus der Anwendung heraus erkannt werden. Das Tool zur Projektdisposition erleichtert die Materialbedarfsplanung und hilft insbesondere den jeweiligen Baugruppeneinkäufern dabei, im Unternehmen vorliegende Bedarfe rechtzeitig in konkrete Materialbestellungen umwandeln zu lassen. Beide Anwendungen werden in einer separaten Systemlandschaft zur Verfügung gestellt, damit Basis-Upgrades der SAP jederzeit problemlos durchgeführt werden können.
Gefestigte Unternehmenskultur durch transparente Zusammenarbeit
Durch die konsequente Nutzung von SAP in Kopplung mit den innovativen Add-Ons hat sich vor allem die Transparenz im Unternehmen deutlich vergrößert: Mitarbeiter sind in der Lage jetzt frühzeitig zu erkennen, wenn im Bestellprozess Probleme auftreten, und gezielt gegenzusteuern – für den Anlagenbau ist das ein wichtiger Punkt, weil so verhindert wird, dass wichtige Teile auf der Baustelle fehlen und die geplante Inbetriebnahme terminlich nicht eingehalten wird. Durch das übersichtliche Cockpit können jetzt von der Konstruktion bis zur Versandabteilung alle Mitarbeiter projektspezifische Daten in einem zentralen System ablegen, so dass wertvolles Unternehmenswissen jetzt nicht mehr allein in den Köpfen der Mitarbeiter, sondern für alle im System verfügbar ist.
„Mit der Umstellung auf die neue Softwarelösung wird auch eine Veränderung unserer Unternehmenskultur unterstützt“, ergänzt Annegret Dobelmann. „die enge Kommunikation zwischen den Abteilungen, die die Firma Loesche immer schon ausgezeichnet hat, wird nun durch ein integrativ ausgebautes System unterstützt und ausgebaut. Die Notwendigkeit dieser Veränderung war nicht allen Mitarbeitern von Anfang an klar. Gewohnte Kommunikationsstrukturen und Arbeitsprozesse haben sich geändert – dass fällt nicht immer leicht. Aber am Ende zahlt es sich aus, weil unsere Prozesse damit deutlich transparenter und effizienter geworden sind. Das haben auch die Mitarbeiter schnell gemerkt.“
Wegen der Komplexität des IT-Projektes kam es nach der Produktivsetzung zwar zunächst zu kleineren Performance-Problemen, diese konnten jedoch durch den Support von Milliarum schnell und unbürokratisch gelöst werden. Für den Fall eventueller Startschwierigkeiten war die Nachbetreuungsphase von vornherein auf einen längeren Zeitraum angelegt, nämlich bis zum Abschluss des ersten Quartals des Jahres 2012. Aber auch darüber hinaus will Loesche die Zusammenarbeit mit Milliarum aufrechterhalten. In Planung sind, neben einer Ausweitung der SAP-basierten Lösungen auf die Tochtergesellschaften der Unternehmensgruppe, auch ergänzende Tools in anderen Geschäftsbereichen, unter anderem eine vollständige Abbildung der mitlaufenden Kalkulation für Großprojekte in SAP.
